Maj 2025

(English translation below)

Vedtægter for sektionen Netværk for Kvinder i Fysik (KIF) 

Navn 

Sektionen Netværk for Kvinder i Fysik (på engelsk Network for Women in Physics) er en sektion under Dansk Fysisk Selskab (DFS). 

Formål 

Sektionens formål er:

• At skabe et kontaktnet til udveksling af informationer og erfaringer mellem kvinder og andre kønsminoriteter i fysik.
• At synliggøre kvinder og andre kønsminoriteter i fysik i Danmark og sprede viden om vigtigheden af diversitet inden for faget.
• At bidrage til en øget rekruttering af kvinder og andre kønsminoriteter til uddannelse og forskning inden for fysik, bl.a. ved at identificere barrierer for deres karriere inden for fysik, og at arbejde for fjernelse af disse.
• At udveksle erfaringer om former for undervisning, der kan fremme kvinders og andre kønsminoriteter interesse for og udbytte af fysik samt øge deres selvtillid på området.

Formålet søges især gennemført ved eksponering gennem forskellige sociale medier, samt udgivelse af et nyhedsbrev, og gennem afholdelse af møder og seminarer. De faglige møder er offentlige.

Oprettelse og kapitalforhold 

Netværket oprettedes i december 1992 og blev en sektion under DFS i 1993. De nødvendige midler til sektionens virke tilvejebringes ved sektionsstøtte fra DFS samt direkte bevillinger fra fonde og donationer.

Medlemskreds 

Medlemskab står åbent for medlemmer af DFS og andre med relation til fysik. Medlemmer ønsker at fremme minoritetsgruppers deltagelse i fysik og at være en del af fællesskabet. Alle kan deltage i netværkets aktiviteter, men det er kun medlemmer, der kan deltage i generalforsamlingen og har stemmeret. 

Ledelse 

Sektionen (Netværket) ledes af en bestyrelse på op til 10 medlemmer, som vælges (evt. genvælges) af og blandt Netværkets medlemmer. Valg til bestyrelsen foregår på generalforsamlingen. Valg gælder fra den 1. juni for en 1-årig periode. Medlemmer, der ønsker at opstille, skal give besked herom til bestyrelsen senest på generalforsamlingen, hvor det endelige valg af bestyrelsesmedlemmer foregår. Såfremt flere end 10 kandidater er opstillet, sker valg til bestyrelsen på generalforsamlingen ved skriftlig afstemning. Ved den nye valgperiodes start indkalder den afgående forperson for bestyrelsen den nye bestyrelse til det konstituerende møde. Bestyrelsen vælger af sin midte en forperson, en næstforperson og en kasserer. Hvervet som bestyrelsesmedlem er ulønnet.

Generalforsamling 

En årlig generalforsamling holdes i forbindelse med sektionens årsmøde, normalt i maj. Dagsordenen udsendes med et nyhedsbrev med mindst 14 dages varsel. 

Generalforsamlingen har den overordnede ledelse af sektionens (Netværkets) anliggender. 

Dagsordenen skal omfatte:

• Forpersonens beretning.
• Forslag fra medlemmer.
• Eventuelt.

Vedtægtsændringer skal forelægges generalforsamlingen til godkendelse.

Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer. Hvis et medlem er forhindret i at møde, er der mulighed for at afgive en fuldmagt til et bestyrelsesmedlem, som så kan stemme på medlemmets vegne. En fuldmagt skal indeholde:

• Stemmeafgiverens navn og adresse.
• En tilkendegivelse af hvem fuldmagten er til.
• En tilkendegivelse af stemmeafgiverens valgønske.

Ved stemmelighed vil ændringsforslaget blive forkastet. Ved stemmelighed i andre sager er forpersonens stemme afgørende. 

Generalforsamlingens beslutninger skal forelægges medlemskredsen til skriftlig afstemning, når mindst to bestyrelsesmedlemmer eller fem tilstedeværende medlemmer kræver det. Ændring af generalforsamlingens beslutning kan herefter kun ske ved simpelt flertal blandt de afgivne stemmer. 

Bestyrelsens kompetence m.m. 

Netværkets bestyrelse leder sektionens anliggender med ansvar over for DFS’s bestyrelse. Det påhviler især bestyrelsen:

• At påse, at sektionens vedtægter overholdes.
• At føre en medlemsliste.
• At fastsætte de nærmere retningslinjer for sektionens virksomhed.
• At udsende et nyhedsbrev til sektionens medlemmer med passende mellemrum og mindst en gang årligt.
• At udarbejde sektionens budget og regnskab.
• Over for DFS’s bestyrelse at indstille DFS’s repræsentanter i tilsvarende internationale sektioner eller netværk.
• At rådgive DFS’s bestyrelse med henblik på selskabets initiativer og aktiviteter, for så vidt de har tilknytning til sektionens område.
• At holde løbende kontakt med andre foreninger eller organisationer, der har lignende interesseområder, herunder de tilsvarende netværk i de nordiske lande.
• At holde DFS’s bestyrelse informeret om sektionens aktiviteter.
• At opfordre medlemmer til at blive betalende medlemmer af DFS

Forpersonen indkalder til bestyrelsesmøde med mindst 14 dages varsel og skal gøre dette, såfremt mindst 2 bestyrelsesmedlemmer anmoder herom. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er forpersonens stemme afgørende. Om de af bestyrelsen trufne beslutninger udfærdiges et referat, der sendes til bestyrelsesmedlemmerne. 

Udvalg 

Bestyrelsen kan til varetagelse af særlige opgaver nedsætte udvalg – eventuelt med deltagelse udefra – hvis sammensætning og bemyndigelse fastsættes af bestyrelsen. 

Vedtægtsændringer 

Beslutning om ændring af sektionens vedtægter træffes af generalforsamlingen. Forslag fra bestyrelsen herom skal udsendes til medlemmerne senest sammen med indkaldelse til generalforsamlingen. Derudover står det alle medlemmer frit for at foreslå vedtægtsændringer, og disse skal udsendes med et nyhedsbrev mindst 7 uger før generalforsamlingen. Vedtægtsændringer skal godkendes af DFS’s bestyrelse. 

Ophør 

Bestyrelsen kan over for DFS’s bestyrelse stille forslag om nedlæggelse af sektionen, efter at medlemmerne har vedtaget dette på en generalforsamling. 

Ikrafttrædelse 

Nærværende forslag til vedtægter afløser vedtægter med ikrafttrædelsesdato d. 4. juni 2024. Forslaget stilles af bestyrelsen og sendes til godkendelse af generalforsamlingen d. 15. maj 2025. Hvis godkendt, træder nærværende vedtægter i kraft på denne dato.

__________________________________________

Articles of Association for the section Netværk for Kvinder i Fysik (KIF)

Name
The Network for Women in Physics (in Danish: Sektionen Netværk for Kvinder i Fysik), hereinafter referred to as “the Section,” is a section under the Danish Physical Society (in Danish: Dansk Fysisk Selskab, DFS).

Purpose
The purpose of the Section is to:

• Establish a network for the exchange of information and experiences among women and other gender minorities in physics.
• Increase the visibility of women and other gender minorities in physics in Denmark and spread awareness of the importance of diversity within the field.
• Contribute to increased recruitment of women and other gender minorities for education and research in physics, including by identifying barriers to their careers in physics and working towards their removal.
• Exchange experiences about teaching methods that can promote women’s and other gender minorities’ interest in and benefit from physics and increase their confidence in the field.

These purposes are pursued especially through exposure via various social media platforms, publication of a newsletter, and through holding meetings and seminars. The scientific meetings are open to the public.

Establishment and Capital Relations
The network was established in December 1992 and became a section under DFS in 1993. The necessary funds for the Section’s activities are provided through  section support from DFS, direct grants from foundations, and donations.

Membership
Membership is open to members of DFS and others with a relation to physics. Members aim to promote the participation of minority groups in physics and to be part of the community. Everyone can participate in the Section’s activities, but only members can participate in the general assembly and have voting rights.

Management
The Section (Network) is led by a board of up to 10 members, who are elected (or re-elected) by and among the Section’s members. Elections to the board take place at the general assembly. The term of office is from June 1st for a one-year period. Members wishing to stand for election must inform the board no later than at the general assembly where the final election of board members takes place. If more than 10 candidates are nominated, the election for the board takes place at the general assembly by secret ballot. At the start of the new term, the outgoing chairperson of the board convenes the new board for the constitutive meeting. The board elects from among its members a chairperson, a vice-chairperson, and a treasurer. The position of board member is unpaid.

General Assembly
An annual general assembly is held in conjunction with the Section’s annual meeting, usually in May. The agenda is sent out with a newsletter at least 14 days in advance. The general assembly has the overall leadership of the Section’s (Network’s) affairs. The agenda must include:

• The chairperson’s report.
• Proposals from members.
• Any other business.

Amendments to the articles of association must be presented to the general assembly for approval.

Decisions are made by a simple majority vote among the members present. If a member is unable to attend, it is possible to grant a proxy to a board member, who can then vote on behalf of the member. A proxy must include:

• The name and address of the voter.
• An indication of who the proxy is for.
• An indication of the voter’s choice

In the event of a tie, the proposed amendment will be rejected. In the event of a tie in other matters, the chairperson’s vote is decisive. The decisions of the general assembly must be submitted to the membership for a written vote when at least two board members or five attending members demand it. Changes to the decisions of the general assembly can then only be made by a simple majority vote among the votes cast

Powers of the board, etc
The board of the Network manages the Section’s affairs with responsibility to the DFS board. In particular, it is the responsibility of the board to:

• Ensure that the Section’s articles of association are complied with.
• Maintain a list of members.
• Establish the detailed guidelines for the Section’s activities.
• Send out a newsletter to the Section’s members at regular intervals and at least once a year
• Prepare the Section’s budget and accounts.
• Recommend to the DFS board representatives of DFS in similar international sections or networks.
• Advise the DFS board on the society’s initiatives and activities insofar as they are related to the Section’s area.
• Maintain ongoing contact with other associations or organizations with similar areas of interest, including the corresponding networks in the Nordic countries.
• Keep the DFS board informed of the Section’s activities.
• Encourage members to become paying members of DFS.

The chairperson convenes a board meeting with at least 14 days’ notice and must do so if at least 2 board members request it. The board is quorate when at least half of its members are present. Decisions are made by a simple majority vote. In the event of a tie, the chairperson’s vote is decisive. Minutes of the decisions taken by the board are drawn up and sent to the board members.

Committees
The board may establish committees to carry out specific tasks – possibly with external participation – the composition and authority of which are determined by the board.

Amendments to the articles of association
Decisions on amendments to the Section’s articles of association are made by the general assembly. Proposals from the board must be sent to the members no later than with the notice of the general assembly. In addition, all members are free to propose amendments to the articles of association, which must be sent out with a newsletter at least 7 weeks before the general assembly. Amendments to the articles of association must be approved by the DFS board.

Termination
The board may propose to the DFS board the dissolution of the Section after the members have adopted this at a general assembly.

Entry into force
The present articles of association replace articles of association dated June 4th, 2024. The proposal is put forward by the board and submitted for approval at the general assembly on May 15th, 2025. If approved, these articles of association will enter into force on this date